Teori manajemen – Tidak sedikit yang mengatakan bahwa salah satu faktor kesuksesan adalah manajemen yang baik. Entah kesuksesan pribadi, keluarga, ataupun kelompok. Perusahaan misalnya. Perusahaan-perusahaan yang besar pada umumnya memiliki manjemen yang baik dan rapi. Lantas, sepenting apa sih manajemen itu? Pada kesempatan kali ini, kita akan mengulas manajemen mulai dari teorinya.
Pengertian Manajemen
Belum ada definisi yang universal untuk memberikan penjelasan apa itu manajemen. Namun jika dilihat dari asal bahasa, manajemen berasal dari Bahasa Peranics kuno ménagement yang artinya seni melaksanakan dan mengatur. Namun ada dugaan bahwa istilah manajemen diambil dari Bahasa Italia maneggiare yang artinya mengendalikan, terutama dalam lingkup “mengendalikan kuda”.
Definisi yang paling mudah diterima untuk memahami manajemen adalah dengan menganggapnya sebagai suatu seni. Manajemen merupakan sebuah seni yang dilakukan oleh seorang pemimpin untuk mengelola tim dan mengarahkan orang-orang di dalamnya sehingga dapat mencapai tujuan bersama. Seni tersebut meliputi bagaimana merencanakan, mengorganisasikan, mengkordinasikan, dengan mengontorl sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.
Efektif berarti cara yang digunakan terbukti ampuh dapat mencapai tujuan sesuai dengan harapan. Sementara efisien berarti cara yang digunakan dapat menghemat waktu, sumber daya, tenaga, dan terorganisir. Dengan demikian, dapat kita pahami bahwa tujuan dari manajemen adalah agar suatu tujuan tercapai secara efektif dan efisien. Efektif namun tidak efisien membuat tim melakukan pemborosan, baik waktu, sumber daya, dan dana. Sementara efisien tapi tidak efektif tidak ada artinya.
Bukti Sejarah Pentingnya Manajemen
Pekerjaan yang rentang waktunya peradaban, merupakan pekerjaan besar yang lingkupnya sangat luas. Sama halnya dengan pencarian kapan pertama kali pekerjaan manusia menggunakan manajemen dalam mencapai tujuannya, tidak diketahui dengan pasti. Yang ada hanyalah, kapan sejarah pertama kali mencatat aktivitas tersebut.
Para ilmuwan meyakini, manusia menerapkan manajemen dalam pekerjaan mereka sejak ribuan tahun yang lalu. Dugaan tersebut muncul saat para ilmuwan memikirkan bangunan Piramida di Mesir secara mendalam. Konon, pembangunan Piramida tersebut melibatkan seratus ribu orang dan memerlukan waktu selama 20 tahun untuk selesai.
Tanpa adanya seseorang manajer, entah apa sebutan manajer kala itu, rasanya mustahil Piramida Giza tersebut dapat berdiri. Untuk membangun sebuah sederhana saja, dibutuhkan seorang mandor dan pengawas untuk mengarahkan para pakerja.
Catatan sejarah lainnya dapat kita lihat dari kota Venessia, Italia. Pada tahun 1400-an, kota tersebut menjadi pusat ekonomi dan perdagangan di Eropa. Penduduk di kota tersebut melakukan sebuah aktivitas yang tidak mungkin dilakukan tanpa manajemen yang baik. Tidak sedikit bisnis di kota tersebut mengatur lini perakitan seperti yang dilakukan Henry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Adanya sistem penyimpanan, pemantauan isi gudang, pengaturan sumber daya manusia, hingga sistem akuntansi.
Pengertian Teori Manajemen
Jika manajemen merupakan sebuah seni untuk mencapai tujuan dengan pemimpinnya sebagai senimannya, maka teori manajemen merangkum seni-seni tersebut. Teori manajemen memberikan wadah untuk bertemunya ide-ide dalam mengelola pekerjaan.
Ide-ide yang berupa panduan umum tersebut direkomendasikan oleh para pakar dan cendikiawan tentang bagaimana cara menjalan sebuah pekerjaan, organisasi, atau bisnis agar dapat memenuhi harapan dengan efektif dan efisien. Teori manajemen mengajarkan sekaligus memberikan inspirasi kepada para manajer, supervisor, direktur, dan pemimpin bagaimana menerapkan strategi yang efektif dan efisien.
Ide atau teori yang diterapkan oleh seorang leader adalah ide yang paling sesuai dengan keadaan mereka, baik secara kepribadian, budaya kerja, lingkungan, kebijakan perusahaan, dan kondisi karyawan. Teori yang diterapkan bisa jadi bukan yang paling ideal, namun melihat faktor-faktor yang ada, teori tersebut merupakan teori yang paling baik untuk diterapkan. Jadi untuk memilih teori manajemen mana yang akan digunakan pun, Anda perlu memiliki manajemen dalam memilih. Itulah seninya.
Perlu diketahui, teori manajemen sangat banyak macamnya. Pencetusnya juga banyak. Hal ini karena teori manajemen telah dicetuskan sejak berabad-abad yang lalu. Meskipun teori manajemen yang awal-awal terkesan kuno, namun teori-teori tersebut memberikan kerangka berfikir dan kerja yang bermanfaat untuk diterapkan dalam menjalankan organisasi maupun bisnis di jaman sekarang.
Jenis-jenis Teori Manajemen
Sebagaimana yang kita bahas di paragraf sebelumnya, teori manajemen memiliki banyak jenis. Di bawah ini akan kita ulas jenis-jenis teori manajemen yang telah dikenal oleh banyak pelajar dan praktisi.
1. Teori Manajemen Ilmiah
Pada tahun 1909, seorang mechanical engineer yang bernama Frederick Winslow Taylor mengemukakan idenya dalam sebuah ide yang ia rangkum dalam karya berjudul The Principles of Scientific Management. Dalam karya tersebut, Taylor menyatakan, dengan membuat seseorang bekerja sekeras mungkin yang ia bisa, tidak lantas dapat mengoptimalkan kinerja yang telah dilakukan.
Oleh karenanya, konsultan manajemen pertama dalam sejarah tersebut mengemukakan empat prinsip manajemen. Empat prinsip tersebut dikenal dengan Frederick Taylor’s four principles of Scientific Management, yang isinya:
1. Kembangkan Ilmu di Dalam Setiap Elemen Pekerjaan
Untuk memulai pembahasan teori manajemen di poin ini, perlu diketahui bahwa Taylor tidak berusaha untuk memaksa pekerja dengan menentukan sebarapa banyak pekerjaan maksimum yang dapat dilakukan seorang pekerja dalam waktu tertentu. Sebaliknya, untuk mengembangkan sains atau ilmu dalam pekerjaan tersebut, Taylor lebih menyukai untuk mengetahui kapan seseorang dapat melakukan pekerjaan terbaik mereka, tahun demi tahun, dan seterusnya.
Pada prakteknya, teori manajemen yang ia usung mengharuskan manajemen melakukan tiga hal penting. Ketiga hal tersebut adalah mengumpulkan data objektif tentang pekerjaan, melakukan eksperimen, dan melakukan standarisasi kebijakan dan prosedur berdasarkan eksperimen.
Contoh penerapan teori manajemen Taylor poin satu ini adalah Taylor akan memilih siapa saja yang masuk ke dalam pekerja kelas utama. Mereka dipilih berdasarkan eksperimen yang telah dilakukan dan dirangkum dalam data. Mereka yang berada di kelas utama akan dibayar lebih besar dibanding lainnya, diuji dengan cermat dan diperiksa bahwa mereka bekerja dengan kemampuan terbaik setiap waktu. Dengan begitu, perusahaan mendapatkan data yang akurat bagaimana produktivitas dapat dicapai secara optimal.
2. Seleksi, Latih, Ajar, dan Kembangkan para Pekerja Secara Ilmiah
Taylor lebih suka untuk melibatkan sains dalam manajemen. Hal ini tampak dari caranya memanajemen sumber daya manusia. Taylor menyeleksi orang-orang tertentu untuk pekerjaan tertentu. Sehingga para pekerja ditempatkan di posisi yang mereka bisa mengeluarkan kemampuan terbaik mereka.
Setelah lolos seleksi, para pekerja akan dilatih dan diajarkan bagaimana bisa menjadi lebih ahli di bidang mereka masing-masing. Setelah menjadi ahli, para pekerja bisa dikembangkan agar lebih produktif.
3. Bekerja Sama dengan Pekerja
Taylor mengungkapkan dalam teori manajemennya, penting bagi perusahaan untuk menjalin kerja sama yang baik dengan para pekerjanya. Hal tersebut dirangkum dalam empat poin, yakni melibatkan mereka dalam pengembangan ilmu tentang pekerja, para pekerja harus saling belajar dan mengajari, saling menjaga dan menata alat dengan urutan yang sempurna, dan mencatat kinerja pekerja.
4. Bagi Tugas dan Tanggung Jawab
Teori manajemen Taylor menjelaskan pentingnya pembagian tugas dan tanggung jawab daam sebuah pekerjaan. Pada banyak kasus, seseorang pekerja perlu diproyeksikan secara jelas dia akan dipekerjakan di bagian apa dan mengeksekusi apa.
Secara bersama, manajemen harus berperan aktif dan berdampingan dengan para pekerja, membantu, mendorong, dan memudahkan jalan mereka. Oleh karena itu, pihak manajemen bertanggung jawab atas penetapan metode dan kerja sama dalam perusahaan. Sementara pekerja menerima bayaran atas kinerja mereka.
2. Teori Manajemen Administrasi
Adalah Henry Fayol yang merumuskan teori manajemen administrasi ini. Latar belakangnya sebagai engineer di dunia pertambangan, mendorongnya untuk meneliti banyak hal dalam bidang manajemen. Teori ini ia kembangkan saat melakukan pengamatan sekaligus penelitian sebuah tim dengan menggunakan perspektif manajer.
Dalam penelitian tersebut, ia menganalisa berbagai keadaan yang mungkin akan mereka hadapi di masa depan. Fayol memiliki pandangan setidaknya ada enam fungsi utama yang dimiliki seorang pemimpin, yaitu memprediksi, merencanakan, mengkordinasikan, menginstruksikan, mengendalikan, dan mengembangkan.
Ia juga mencetuskan prinsip-prinsip bagaimana seorang pemimpin berinteraksi dengan para pekerja. Namun demikian, prinsip-prinsip tersebut perlu dijalankan secara fleksibel. Penerapan prinsip yang kaku justru mengurangi tingkat efektivitas dan efisiensi dalam mencapai tujuan. Berikut prinsip-prinsip yang perlu dilakukan oleh pemimpin atau manajemen.
1. Inisiatif
Pihak manajemen perlu membangkitkan inisiatif para pekerja sehingga mereka melakukan pekerjaan mereka atas kesadaran mereka sendiri tanpa harus menunggu perintah atau dipaksa.
2. Egaliter
Sistem kesetaraan yang dimaksud adalah pihak manajemen memberikan rasa hormat dan memperlakukan pekerja sama dengan lainnya. Tidak hanya itu, pihak manajemen harus memberikan sikap yang ramah kepada para pekerja.
3. Renumerasi Personel
Adanya renumerasi pada pekerja, baik moneter maupun non moneter, berdasarkan tingkat kinerja dapat menguatkan ikatan antara organisasi dan pekerja.
4. Kesatuan Arah
Pihak manajeman mulai dari tingkatan paling atas hingga paling bawah memiliki arah tujuan yang sama dengan pekerja sehingga tujuan dapat dicapai dengan langkah yanag efektif dan efisien.
5. Disiplin, Pembagian Kerja, Wewenang dan Tanggung Jawab.
6. Sentralisasi, Ketertiban, Stabilitas Masa Kerja, Espirit de Corps, dan beberapa prinsip lainnya.
3. Teori Manajemen Birokrasi
Max Weber, seorang sosiolog dari Jerman, mengemukakan teori manajemen birokrasi agar sebuah organisasi memiliki aturan sehingga organisasi memiliki tata kelola yang jelas. Fokus Weber pada organisasi yang ditata secara hierarki. Disebutkan bahwa teori yang dicetuskan Weber ini memiliki peran penting dalam operasional sebagian besar organisasi saat ini.
Dalam menerapkan teori manajemen birokrasi, diperlukan prinsip-prinsip yang meliputi rantai komando, pembagian kerja yang jelas dan bertanggung jawab, pemisahan aset pribadi pemilik dengan organisasi, aturan yang konsisten dan ketat, dokumentasi dan pencatatan yang cermat, serta seleksi dan kenaikan jabatan karyawan berdasarkan kinerja dan kontribusi untuk perusahaan.
4. Teori Manajemen Hubungan Antar Manusia
Teori manajemen ini dijelaskan oleh Elton Mayo dalam teorinya yang menjelaskan hubungan antar manusia. Ia melakukan eksperimen yang mencari hubungan antara perubahan lingkungan kerja dengan produktivitas yang didapatkan. Hasilnya cukup positif, karena setiap perubahan positif di lingkungan kerja menunjukkan adanya peningkatan produktivitas.
Perubahan-perubahan yang dilakukan oleh psikolog asal Australia tersebut seperti lama waktu kerja, pencahayaan, jam istirahat, perhatian pribadi, dan rasa hormat sebagai manusia. Dari perubahan-perubahan tersebut, Elton Mayo menyimpulkan bahwa peningkatan produktivitas tersebut terjadi karena adanya perhatian yang dilakukan oleh peneliti.
Nuansa yang membuat mereka merasa dihargai menghadirkan rasa hangat dalam diri pekerja. Karena itu, kesimpulan penelitian yang dilakukan oleh Mayo adalah pekerja akan lebih termotivasi dalam bekerja karena adanya perhatian secara pribadi, apresiasi, dan dilibatkan dalam kelompok. Itu semua lebih berpengaruh dibandingkan dengan uang saja.
5. Teori Manajemen Sistem
Teori manajemen berikutnya berfokus pada bagaimana agar sebuah sistem dapat berfungsi secara optimal dengan mengharmoniskan komponen-komponen penyusunnya. Dalam teori manajemen sistem, sinergisitas dan sinkronisasi antar subsistem sangat ditekankankan agar sistem dapat berjalan dengan baik.
6. Teori Manajemen Kontingensi
Teori yang dikembangkan oleh Fred Fiedler ini menyatakan bahwa tidak ada gaya kepemimpinan yang terbaik. Tanpa adanya kedekatan antara seorang pemimpin dengan yang dipimpinnya, teori manajemen yang ada tidak akan banyak membantu. Menurutnya, setiap pemimpin diharuskan memiliki kemampuan beradaptasi dengan yang dipimpin karena lingkungan bisa saja berubah.
7. Teori Manajemen X dan Y
Dalam bukunya yang berjudul The Human Side of Enterprise, Douglas McGregor memperkenalkan teori manajemen X dan Y yang menyimpulkan adanya dua jenis manajemen yang berbeda dalam memotivasi tim. Gaya manajemen tersebut dipandu oleh persepsi masing-masing tentang tim yang mereka pimpin.
Teori manajemen X digunakan oleh manajer untuk menghadapi karyawan yang tidak bertanggung jawab dan apatis terhadap pekerjaan mereka sendiri ataupun perusahaan. Gaya kepemimpinan yang dapat diambil pemimpin adalah dengan bersikap otoriter agar mereka bisa fokus pada pekerjaan mereka.
Sementara teori manajemen Y digunakan oleh manajer yang percaya bahwa karyawannya bertanggung jawab, memiliki motivasi, berkomitmen, dapat diandalkan. Sikap yang dipilih adalah dengan memberikan rasa hormat dan membuka kolaborasi antara pemimpin dengan yang dipimpin.
Teori manajemen pada umumnya diterapkan pada perusahaan-perusahaan besar yang sudah memiliki sistem yang kompleks. Sementara pada bisnis yang masih berkembang, teori manajemen Y lebih banyak diterapkan karena para pekerja seringkali ikut terlibat dalam pengambilan keputusan perusahaan.
Implementasi Teori Manajemen
Setelah mempelajari berbagai macam teori manajemen, tentu Grameds bertanya-tanya bagaimana untuk menerapkannya. Seringkali teori yang kita pelajari memerlukan contoh sebagai inspirasi agar kita mengerti harus melakukan langkah apa.
Di dunia professional, menerapkan teori manajemen bisa dimulai dengan melakukan investasi untuk meng-upgrade karyawan Anda. Sebagaimana yang diusulkan oleh Taylor, Anda perlu mengamati kinerja para karyawan agar dapat membuat kebijakan terbaik yang bisa menaikkan produktivitas perusahaan.
Setelah mengetahui kebijakan apa yang terbaik, tingkatkan skill karyawan Anda dengan pelatihan yang dapat mengembangkan produktivitas mereka untuk perusahaan. Tidak hanya itu, peran teori hubungan manusia juga tidak bisa dilupakan. Selain meningkatkan skill pekerja, Anda juga perlu untuk memberikan perhatian yang tulus kepada kerja agar mereka lebih semangat bekerja di lingkungan yang Anda pimpin.
Tidak hanya itu, sudah menjadi fitrah apabila manusia ingin dilibatkan dalam keputusan-keputusan penting. Tidak ada salahnya melibatkan para pekerja dalam menentukan keputusan yang ada kaitannya dengan masa depan atau pekerjaan mereka. Dengan memberikan kesempatan untuk bersuara, mereka lebih memiliki komitmen dan tanggung jawab atas keputusan tersebut.
Semoga bermanfaat..
😃
🙏