Anda Paham SOP, Anda Sudah Siap Kerja, dan Anda Siap Sukses

Bagi sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, karena SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka, akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.

Apa itu SOP?

SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Berikut ini definisi dari Standard Operating Procedure (SOP) :

• SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
• SOP (Standard Operating Prosedure) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001)
• SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999).
• SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000).
• SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua majikan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management”, 2003).
• SOP adalah Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
• SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Dari banyak definisi tentang arti SOP tersebut di atas, dapat kita simpulkan bahwa SOP adalah sebuah aturan, tatacara, panduan tertulis dan terdokumentasi secara baik guna melakukan sebuah atau beberapa proses kerja untuk mencapai atau mewujudkan tujuan utama dari proses kerja tersebut.

Manfaat SOP

• Sebagai standard acuan yang digunakan oleh seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
• Sebagai alat untuk mengurangi faktor kesalahan dan ketidak disiplinan karyawan dalam melakukan proses kerja.
• Menghindari “error” dalam proses kerja.
• Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
• Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
• Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
• Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.
• Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
• Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.
• Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
• Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
• Menciptakan keseragaman proses kerja dan kualitas produk.

Mengapa SOP sangat dibutuhkan banyak perusahaan?

Sesuai dengan perkembangan perusahaan dan kompleksitas bisnis serta dinamika yang ada, peran SOP semakin dibutuhkan dalam perusahaan sebagai pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan, tanpa pedoman yang baku (SOP) tentunya akan menimbulkan kebingungan di antara karyawan.

Seringnya permasalahan timbul dan problem yang selalu berulang-ulang membuat banyak karyawan frustasi sementara pimpinan sibuk dengan pekerjaannya dan tidak ada waktu untuk mengurusi problem yang terjadi di dalam unit bisnisnya. JIka ada problem yang selalu terjadi berulang-ulang, sudah dapat dipastikan sumber penyebabnya adanya kesalahan dalam prosedur kerja dan hal itu hanya dapat diperbaiki dengan cara mendesain ulang SOP yang sudah ada. Dalam SOP yang baik diatur bagaimana proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan, kapan dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan lain-lain.
Karena sangat pentingnya SOP, maka seluruh karyawan baik di level pelaksana maupun pengawas, harus mampu merencanakan, membuat dan mendesain ulang SOP-SOP yang sudah ada. Untuk itu HRD Forum menawarkan sebuah pelatihan terfokus guna memberikan pemahaman baru bagaimana cara membuat dan mendesain ulang SOP sehingga SOP nya mampu membawa perusahaan ke arah yang lebih baik.

Untuk siapa SOP dibuat?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan untuk pengawas pekerjaan tsb.

Kapan menyusun SOP?

SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.
Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan percobaan.
Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja.
Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur.

Sepanjang apa SOP disusun?

Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun tetap harus lengkap dan akurat.
Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3 SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan dan SOP Tahap Penyelesaian).

Siapa yang membuat SOP?

Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:

• Penulis SOP (author)
• Pelaksana di lapangan (employee)
• Pengawas lapangan (supervisor)
• Atasan pengawas (manager)

Keuntungan adanya SOP:

• SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat diselesaikan secara konsisten.
• Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
• SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan.

Sistem, Prosedur, dan Langkah

Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran, sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM.
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama
Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh, sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan laporan produksi.
Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.
Manager menggunakan standard operating procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur.

Tips Menyusun SOP

• Selalu bayangkan siapa pengguna SOP tersebut.
• Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
• Gunakan prinsip, “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
• Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
• Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.
• Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif.
• Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
• Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem yang akan digunakan.
• Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.
• Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
• Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
• Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca

Tips Penulisan SOP

• Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
• Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
• Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan
• Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang

Panjang vs Singkat

Panjang: Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dengan lap tebal jika ada bagian yang basah
Singkat: Bersihkan kotoran dan noda dari mesin

a. Gunakan lap biasa untuk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal untuk mengeringkan bagian yang basah

Jelas vs Tidak Jelas

Tidak jelas: Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi
Jelas: Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi

Bertele-tele vs Ringkas

Bertele-tele: Pastikan Anda membersihkan bak tinta dari semua tinta yang pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain yang berbeda warnanya
Ringkas: Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain

Tingkat Rincian

Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus dijalankan dengan seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul.
Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yang sederhana (tidak rinci). Pembuatan flowchart untuk prosedur yang bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yang panjang, berantakan dan susah untuk dimengerti.

Format SOP

• Nama dan logo perusahaan
• Halaman
• Judul
• Kode identifikasi dan kontrol dokumen
• Tujuan
• Lingkup
• Penanggung jawab
• Prosedur
• Kalkulasi/penanganan data/dokumen yang diperlukan
• Penanganan masalah
• Jika diperlukan, gunakan working instruction untuk menjelaskan langkah SOP lebih rinci.
• Kapan Perlu Working Instruction? Bila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara berbeda. Tujuan utamanya adalah pelaksanaan kegiatan yang konsisten

Ringkasan

Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk membakukan pelaksanaan suatu kegiatan.
SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren.
Prosedur harus berisi semua langkah yang penting akan tetapi tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa terjawab.
Disusun ulang dari sumber wikipedia.com, www.setia-dewi.blogspot.com, serta berbagai sumber referensi lainnya.



. . : : Sumber Artikel : : . .